E-Mail Marketing Agentur

Autoresponder

Einige von euch nutzen unbewusst eine Autoresponder-Funktion bei Ihren Mails. Vor allem im geschäftlichen Bereich. Und zwar in Form von Abwesenheitsnotizen, die eingeschaltet werden, wenn man das Büro verlässt oder ins Wochenende startet. Diese Mails enthalten wie der Name schon sagt eine Abwesenheitsnotiz. Eine ähnliche Funktion besitzen Autoresponder Mails. Diese werden zu Marketingzwecken eingesetzt.

Wie funktionieren Autoresponder

Wie bereits erwähnt sind Autoresponder oder auch Autoreply automatische Antwortmails die zu einem entstandenes Ereignis verschickt werden. Autoresponder werden beispielsweise zur Bestätigung von Bestellvorgängen benutzt, aber auch für Abwesenheitsnotizen. Diese Form von Mailings sind im Geschäftsverkehr weit verbreitet. Der unüberlegt Einsatz von Autoreplys kann aber schnell zu Problemen und verärgerten Kunden führen.

Wie Autoresponding NICHT gemacht werden sollte

Nun will ich euch ein paar Beispiele geben, wie man die Mails nicht schreiben sollte, denn so verärgert man seine Kunden.

„Wir werden uns bei Ihnen melden.“ – hier fragt sich der Empfänger, wann er eine Rückmeldung bekommen wird.
„Ich bin gerade nicht im Büro.“ – Den Empfänger interessiert eher, wann die Kontaktperson wieder erreichbar ist oder wann man mit einer Rückmeldung rechnen kann.
„Herr Mustermann ist nicht mehr für uns tätig.“ – wer ist die neue Kontaktperson?

autoresponder

Wie es richtig funktioniert

Und nun ein paar Tipps wie der Autoresponder-Text gestaltet werden sollte.

1. In der automatischen Antwortmail sollte auf jeden Fall eine vollständige Kontaktformation enthalten sein. Wenn möglich mit persönlichem Ansprechpartner.
2. Die Betreffzeile nutzen und Bezug zur Email, Bestellung oder der Anfrage nehmen.
3. Bei Bestellungen oder Anfragen dem Empfänger einen Status mit zeitlicher Angabe geben.
4. Wer Abwesenheitsnotizen schreibt, sollte dem Empfänger mitteilen wann man wieder erreichbar ist oder wer eventuell die Vertretung ist.
5. Viele Websites haben Formulare, auf denen Nutzer eine Anfrage an das Unternehmen senden kann. Eine Autoresponder-Mail ist dann ein guter Service. So ist der Versender informiert, dass seine Anfrage angekommen ist. Noch besser ist es wenn der vom Kunden eingegebene Nachrichtentext in der Antwort enthalten ist, so dass dieser seine Anfrage direkt in seinem eigenen Email-Postfach hat.

Um Autoresponder Mails zu verschicken gibt es einige Tools die einem das Leben erleichtern. Für mehr Informationen kontaktiert einfach die netnomics.

Über Rouven Diwisch

Ich bin Student im Studiengang Informationsmanagement und Unternehmenskommunikation, kurz IMUK, an der Hochschule Neu-Ulm und unterstütze als Praktikant das Social Media Team von netnomics. Bei netnomics will ich meine Begeisterung für Social Media weiter ausbauen und die Onlinewelt mit informativen und interessanten Beiträgen bereichern.

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